Qué es un Centro de Documentación

Gran parte de las actividades humanas producen documentos de manera inherente,documentos que con el tiempo reposan en diferentes lugares, como parte de la memoria del paso de la humanidad por el tiempo. Esto es todavía más evidente en las artes, en lascuales la mayoría de la producción artística es volátil y efímera, pues gran parte de susmanifestaciones están relacionadas con el cuerpo. Es así, que tenemos entre manos unamemoria intangible, inmaterial que lentamente comienza a desvanecerse en el pasado.

Pero ese tipo de quehacer intangible genera una gran cantidad de documentación quehace parte del testimonio y la memoria histórica del arte, que se circunscribe a desdeun pequeño lugar, pasando por una ciudad o una región, un país o hasta la humanidaden general. Es así que la intangibilidad propia de muchas artes se convierte en tangible,gracias a los documentos que de dicha actividad se producen. Estos documentos nacen demanera inconsciente y continua, y con el tiempo se van decantando y permanecen comotestimonios silenciosos. Y es ahí, cuando se habla de colecciones o acervos documentalesque, a pesar de su alto valor, permanecen en cajas, cajones, anaqueles arrumados encuartos lejanos y distantes de la actividad cotidiana. Con este tipo de colecciones ocurreuna dualidad interesante: se les reconoce ese alto valor histórico y su fuerza para generarmemoria e identidad, pues se ha tomado el tiempo para guardarlos; pero, a la vez, losabandonan a su suerte, olvidándolos casi por completo.

Este proceso sigue ocurriendo con el pasar de los días, meses y años; hasta que algúnamante de lo viejo y empolvado, los descubre y decide recuperar esa memoria pérdida,olvidada, que se encuentra en fotografías, recortes de periódico, programas de mano,afiches, dibujos y demás soportes documentales. Comienza por darles un orden, por logeneral, de acuerdo con el tema tratado y con la fecha de producción; al final de esteproceso: ha nacido un archivo.

Los archivos tienen el gran valor de permitir identificar cada documento que conformanla colección, y darles el reconocimiento que cada uno tiene. Es, en otras palabras, dotarde una identidad propia a cada soporte documental y, de esta manera, sacarlos delanonimato en donde habían permanecido hasta el momento. Un archivo permite mediantelistados, inventarios o bases de datos recuperar tanto el documento como la informaciónen él contenida. Y es ahí, cuando todo documento, hasta ese momento olvidado, quedaprotegido, y comienza a ser objeto de interés para aficionados a la historia, a las búsquedasy a las investigaciones.

Poco a poco, los mismos documentos muestran su importancia y su valor a las personas,quienes a su vez se dan cuenta de la riqueza que tienen entre manos y perciben lanecesidad de pasar a otro nivel, que no sea solamente el ordenamiento y la recuperaciónde la información; sino que, además, sienten ansias de difundir el conocimiento que hanencontrado y la necesidad de seguir buscando y gestionando otros documentos nuevos odesconocidos, hasta el momento. Y en ese afán, surge la necesidad de abrir espacios, biensea de manera física o digital, y es ahí cuando nace un nuevo Centro de Documentación.
Un Centro de Documentación es una unidad especializada de información que recopila,conserva, ordena, cataloga, digitaliza, analiza y difunde la información contenida endiferentes soportes documentales, sobre un campo específico del quehacer humano. LosCentros de Documentación son espacios valorados por la comunidad por la gran capacidadde análisis que pueden tener sobre los documentos, pero además, por ser un espacio deesparcimiento lúdico para procesos de sano esparcimiento y complementa los procesoseducativos de las personas.